DOKUMEN dan DOKUMENTASI

A.      Pengertian Dokumen

Dokumen menurut bahasa inggris berasal dari kata document yang memiliki arti suatu yang tertulis atau tercetak dan segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk di kumpulkan,disusun,di sediakan atau untuk disebarkan.

Dibawah ini ada pendapat dari beberapa ahli mengenai pengertian dokumen,diantaranya :

1.       Pengertian dokumen menurut Louis Gottschalk (1986;38)

·         Dokumen merupakan sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan daripada kesaksian lisan,artefak,peninggalan-peninggalan terlukis dan petilasan0petilasan arkeologis.

·         Dokumen diperuntukan untuk surat-surat resmi dan surat-surat Negara seperti surat perjanjian,undang-undang,hibah dan konsesi.

·         Dokumen dalam ari luas merupakan proses pembuktian yang didasarkan atas sumber jenis apapun,baik yang bersifat tulisan,lisan,gambaran atau arkeologis.

2.       Pengertian dokumen menurut G.J Renier (University Collage London 1997;104)

·         Dokumen dalam arti luas yaitu meliputi semua sumber tertulis saja,baik tertulis maupun lisan.

·         Dokumen dalam arti sempit yaitu yang meliputi semua suber tertulis saja.

·         Dokumen dalam arti spesifik yaitu hanya meliputi surat-surat resmi dan surat-surat Negara,seperti surat perjanjian,undang-undang,konsesi,hibah dan sebagainya.

 Jenis - jenis Dokumen :
      1. Menurut Jenisnya :

• Dokumen Fisik  adalah dokumen menyangkyt materi ukuran, berat, tata letak, sarana, prasarana, dan sebaginya.

• Dokumen Intelektual adalah dokumen yang mengacu tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen, dan sebagainya

      2.  Menurut Sifatnya :

• Dokumen Tekstual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk tertulis. Misal: majalah, buku, katalog, dll

• Dokumen Nontekstual : adalah dokumen yang berisi beberapa teks. Misal : peta, grafik, gambar, rekaman, dll. 

      3.  Menurut Literatur :

• Dokumen Korporil adalah dokumen mencakup materi cetak, tidak tercetak, prasasti, dan benda seni yang disimpan di museum dan perpustakaan.
• Dokumen Literer adalah bahan cetak dan non cetak yang mengandung informasi atau keterangan tertentu yang berguna.

      4. Menurut Kepentingan dan khususnya :

• Dokumen Pribadi adalah dokumen yang dikumpulkan oleh perorangan dan merupakan koleksi dokumen pribadi. Misal : barang antik
• Dokumen Ekonomi adalah dokumen berisi informasi tentang perkembangan perekonomian sutau bangsa dan negara. Misal : produk baru
• Dokumen Sejarah adalah dokumen berisi informasi sejarah peradaban dan kebudayaan suatu bangsa. Misal : Piagam Proklamasi
• Dokumen Kedokteran adalah dokumen berisi informasi tentang perkembangan ilmu kedokteran. Misal : dokumen obat-obatan
• Dokumen Pemerintahan adalah dokumen berisi informasi tentang ketatanegaraan suatu pemerintahan. Misal : Peraturan-peraturan, Perundang-undangan

B.      Dokumentasi

Dokumentasi menurut kamus besar Bahasa Indonesia adalah sebagai sesuatu yang tertulis,tercetak atau terekam yang dapat dipakai sebagai bukti atau keterangan.

Dokumentasi menurut beberapa ahli :

1.       Pengertian dokumentasi menurut Paul Otlet (International Economic Conference 1905)

·         Dokumentasi adalah kegiatan khusus berupa pengumpulan,pengolahan, penyimpanan,penemuan kembali dan penyebaran dokumen.

2.       Pengertian Dokumentasi menurut Encyclopedia Britanica

·         Dokumentasi adalah semacam pengawasan dan penyusunana bibiliografi, yang mengunakan alat-alat seperti seperti indeks, sari karnagn dan isei bibiliografi disamping memakai cara tradisional (klasikal dan katalogisasi), untuk membuat informasi itu dapat dicapai.

3.       Pengertian dokumentasi Federataion Internationale de Decomentation (FID)

·         Dokumentasi adalah mengumpulkan menyebarkan dokumen-dokumen dari semua jenis-jenis mengenai semua lapangan pekerjaan manusia (documentation C’ est reunir, classer et distribuer des document de tout genre dans tours les domaines de L’ativite humaine).

5. Menurut Dokumentasi :

• Dokumen Primer adalah dokumen berisi informasi tentang hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Misal : laporan
• Dokumen Sekunder adalah dokumen berisi informasi tentang literatur primer.
• Dokumen Tersier adalah dokumen berisi informasi tentang literatur sekunder. Misal : buku

      6. Segi Fungsi :

• Dinamis adalah dokumen yang dapat ipergunakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor.
•  Dinamis aktif 
• Dinamis semi aktif
• Dinamis in aktif

•  Setatis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.

• Dokumen koprol
• Dokumen Literal
• Dokumen Privat